Vier Zeiterfassungstools für Teams im direkten Vergleich: Fluentime, Toggl Track, Clockify und Harvest. Dieser Beitrag zeigt, wie sich die Tools bei Teamberichten, Projektzuordnung, Preisgestaltung und DSGVO-Fragen unterscheiden – und welches Tool zu welcher Teamgröße passt.
Die Wahl der Zeiterfassungssoftware betrifft bei einem Team nicht nur eine Person, sondern gleich die ganze Organisation: Wie einfach ist die Einführung? Wie verlässlich sind die Reports? Und was passiert mit dem Preis, wenn das Team von 5 auf 15 Personen wächst?
Dieser Vergleich schaut sich vier Tools an, die häufig für Teams eingesetzt werden, und ordnet ein, wofür sie jeweils am besten geeignet sind.
Fluentime — Am besten für Teams mit Projektabrechnung
Fluentime ist kalenderbasiert aufgebaut: Zeitblöcke werden im Kalender angelegt, einem Projekt oder Kunden zugeordnet und direkt ausgewertet. Für Teams, die ohnehin viel über den Kalender planen, entfällt damit ein zusätzlicher Wechsel zwischen Planungs- und Erfassungstool.
Der zweite Unterschied ist AI Voice Input: Mitarbeitende sprechen kurz, was sie gerade gemacht haben, und der Eintrag wird automatisch erstellt und einem Projekt zugeordnet. Das reduziert den täglichen Erfassungsaufwand spürbar, gerade bei Teams mit vielen kleinen, wechselnden Aufgaben.
Für Teamverantwortliche liefert Fluentime Berichte, die direkt nach Projekt, Kunde oder Mitarbeitendem aufgeschlüsselt sind – ohne dass jede Person einzeln nachgefragt werden muss.
Am besten für: Agenturen, Beratungen und Dienstleister-Teams, die Projektzeiten für Abrechnung und Profitabilitätssteuerung sauber erfassen wollen. Kostenloser Plan: Ja (eingeschränkt). Bezahlpläne ab 4,99 €/Monat.
Toggl Track — Am besten für einfache Teamstrukturen
Toggl Track ist für seine unkomplizierte Bedienung bekannt. Timer starten, Projekt auswählen, fertig. Für kleine Teams ohne komplexe Berichtsanforderungen ist die Einführung in wenigen Minuten erledigt.
Was fehlt: AI-Funktionen. Jeder Eintrag wird manuell erstellt, es gibt keine Spracheingabe und keine automatische Zuordnung anhand des Kalenders. Bei Teams mit wenigen, klar abgegrenzten Projekten fällt das kaum ins Gewicht. Bei Teams mit vielen parallelen kleinen Aufgaben wird der manuelle Aufwand über die Woche spürbar.
Am besten für: Kleine Teams, die eine zuverlässige, einfache Lösung ohne Lernkurve suchen. Kostenloser Plan: Ja (bis 5 Nutzer). Bezahlpläne ab 9 US-Dollar/Nutzer/Monat.
Clockify — Die günstigste Option für Teams
Clockify hat die großzügigste kostenlose Stufe im Vergleich: unbegrenzte Projekte und Nutzer ohne größere Einschränkungen bei der Kernfunktion. Für Teams mit engem Budget ist das ein naheliegender Einstieg.
Die Grenzen zeigen sich bei den Anforderungen, die mit der Teamgröße wachsen. Es gibt keine AI-Funktionen, und die Benutzeroberfläche wirkt für kleinere Teams oft überladener als nötig, weil sie auf große Organisationen ausgelegt ist.
Am besten für: Teams mit begrenztem Budget, die grundlegende Zeiterfassung ohne laufende Kosten brauchen. Kostenloser Plan: Ja (umfangreich). Bezahlpläne ab 3,99 US-Dollar/Nutzer/Monat.
Harvest — Am besten mit eingebauter Rechnungsstellung
Harvest verbindet Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem Tool. Erfasste Zeiten lassen sich direkt in eine Rechnung überführen, ohne Exportschritt. Für Teams, die selten, aber dafür direkt aus der Zeiterfassung heraus abrechnen, ist das praktisch.
Der Kompromiss: Die Zeiterfassung selbst ist funktional, aber weniger modern als bei neueren Tools. Keine Spracheingabe, keine Kalenderansicht zur Planung. Das nutzerbasierte Preismodell macht sich zudem bemerkbar, sobald das Team wächst.
Am besten für: Teams, die Zeiterfassung und Rechnungsstellung im selben Tool haben wollen und auf AI-Funktionen verzichten können. Kostenloser Plan: Ja (1 Nutzer, 2 Projekte). Bezahlpläne ab 12 US-Dollar/Nutzer/Monat.
Funktionsvergleich
| Funktion | Fluentime | Toggl Track | Clockify | Harvest |
|---|---|---|---|---|
| AI Voice Input | ✓ | — | — | — |
| Kalenderbasierte Ansicht | ✓ | ✓ | — | — |
| Teamberichte nach Projekt/Kunde | ✓ | ✓ (bezahlt) | ✓ (bezahlt) | ✓ |
| Eingebaute Rechnungsstellung | — | — | Nur bezahlt | ✓ |
| Kostenloser Plan | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| iOS-App | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Worauf Teams bei der Auswahl wirklich achten sollten
Neben Funktionsumfang und Preis lohnt sich ein Blick auf drei Punkte, die im Alltag oft unterschätzt werden:
Preisentwicklung mit wachsendem Team: Ein Preis pro Kopf klingt bei 5 Personen harmlos und wird bei 20 Personen zu einem echten Kostenfaktor. Rechne den Preis für die Teamgröße durch, die in 12 Monaten realistisch ist – nicht nur für heute.
Aufwand für die Administration: Wer verwaltet Einladungen, Rollen und Projektzuordnungen? Ein Tool, das sich selbst verwaltet, spart über die Zeit deutlich mehr als ein niedrigerer Listenpreis.
Exportfähigkeit für Lohnabrechnung: Nicht jedes Tool exportiert Daten in dem Format, das die Lohnbuchhaltung braucht. Das vorab zu prüfen, erspart spätere manuelle Nacharbeit.
Fazit
Alle vier Tools erfassen Zeit zuverlässig. Der Unterschied liegt darin, wie viel manueller Aufwand dabei anfällt und wie gut sich die Daten für Projektsteuerung und Abrechnung nutzen lassen.
Fluentime passt am besten zu Teams, die Projektzeiten sauber auswerten und Admin-Aufwand reduzieren wollen. Toggl Track ist die richtige Wahl für kleine Teams mit einfachen Anforderungen. Clockify überzeugt beim Budget. Harvest lohnt sich, wenn Rechnungsstellung im selben Tool laufen soll.
Wie Zeiterfassung für Teams insgesamt funktioniert und welche Vorteile sie über den reinen Tool-Vergleich hinaus bringt, zeigt unser Beitrag Welche Vorteile bieten Zeiterfassungsprogramme für Teams?
Häufige Fragen
Welches Zeiterfassungstool ist für Teams am besten?
Das hängt von der Priorität ab. Fluentime eignet sich am besten für Teams, die Projektzeiten sauber auswerten und Admin-Aufwand reduzieren wollen. Toggl Track ist die einfachste Lösung für kleine Teams ohne komplexe Anforderungen. Clockify passt, wenn das Budget die wichtigste Einschränkung ist. Harvest ist sinnvoll, wenn Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem Tool laufen sollen.
Ist Toggl Track für Teams kostenlos?
Toggl Track bietet einen kostenlosen Plan für bis zu 5 Nutzer mit unbegrenzten Projekten. Für Teamberichte und erweiterte Rollen werden kostenpflichtige Pläne ab 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat fällig.
Sind diese Zeiterfassungstools DSGVO-konform?
Das hängt vom Anbieter und dem Hosting-Standort ab. Für deutsche Unternehmen lohnt sich ein Blick auf den Serverstandort und die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), nicht nur auf das Marketingversprechen 'DSGVO-konform'.
Was kostet Zeiterfassung für ein Team von 10 Personen?
Bei Preisen zwischen 4 und 12 Euro pro Nutzer und Monat liegt ein Team von 10 Personen meist zwischen 40 und 120 Euro monatlich, abhängig vom Tool und Funktionsumfang der Teamberichte.
Brauchen kleine Teams ein anderes Tool als große Teams?
Nicht zwingend ein anderes Tool, aber andere Prioritäten. Kleine Teams profitieren vor allem von einfacher Bedienung und schneller Einführung. Größere Teams brauchen zusätzlich belastbare Reports, Rollenverwaltung und Exportfunktionen für die Lohnabrechnung.
Mit Fluentime Zeit einfach erfassen
Fluentime kombiniert kalenderbasierte Zeiterfassung mit AI Voice Input und echten Teamberichten – ohne Preis pro Kopf, der bei wachsenden Teams explodiert. Ideal für Agenturen und Dienstleister, die Projektzeiten sauber auswerten wollen.
Fluentime testenChristian King ist Gründer von Fluentime. Er schreibt über Zeiterfassung, Produktivität und wie KI die Arbeit moderner Selbstständiger und Teams verändert.